Depoimentos de pessoas que passaram pelo processo — e que agora têm uma rotina de governança que funciona sem depender de heroísmos.
← PÁGINA INICIALAntes do trabalho com a Pluvio, cada reunião de conselho dependia de uma pessoa específica para sair bem. Ela ficou de licença e a próxima reunião foi um caos. O mapa de processo que recebemos fez com que o ciclo seguinte funcionasse normalmente, mesmo com a equipe incompleta.
O Design de Documentação foi exatamente o que precisávamos. Os materiais que chegavam ao conselho tinham formatos completamente diferentes dependendo de quem os preparava. Agora há uma estrutura que qualquer pessoa da equipe consegue seguir. O prazo de quatro semanas foi cumprido sem ajustes.
Contratamos o Programa de Operações porque a nossa situação era mais complexa — processos indefinidos e documentação inconsistente ao mesmo tempo. As cinco sessões de trabalho com a equipe foram o ponto mais valioso: não recebemos um documento pronto, participamos da construção.
Como secretária executiva responsável pelo suporte ao conselho, eu era a única pessoa que sabia onde ficava cada documento. A estrutura de arquivo com as convenções de nomenclatura que a Pluvio entregou mudou isso. Meu substituto em férias conseguiu encontrar o que precisava sem me ligar.
Apreciei a clareza com que o escopo foi definido desde o início. Sabia exatamente o que ia receber, em que prazo e por qual valor. Não houve pedido de extensão nem surpresa no encerramento. Para quem está acostumado com projetos de consultoria que se expandem indefinidamente, isso faz diferença.
O que me chamou atenção foi que a equipe não chegou com uma solução pronta. Primeiro leram o que a gente já tinha — atas antigas, e-mails de convocação, arquivos. Só depois propuseram o que precisava mudar. O resultado foi um processo que reconhecemos como nosso, não uma metodologia importada.
As reuniões do conselho ocorriam irregularmente. A pauta chegava aos participantes com um ou dois dias de antecedência. Os registros das reuniões anteriores não seguiam nenhuma convenção de formato e eram difíceis de localizar.
Consultoria em Processo com prazo de seis semanas. Mapeamento do ciclo completo, definição de um calendário anual com datas fixas, conjunto de modelos para pauta e ata, e matriz de responsabilidades com duas pessoas nomeadas por etapa.
As reuniões passaram a ocorrer na data prevista em todos os ciclos. Os materiais chegam com sete dias de antecedência. A localização de registros anteriores, que antes levava horas, passou a ser feita em minutos com a convenção de nomenclatura adotada.
A OSC tinha um conselho de administração ativo, mas cada reunião dependia do trabalho intenso de uma única pessoa da equipe. O material que chegava ao conselho variava muito de formato. Não havia manual ou registro do processo.
Programa de Operações de cinco meses, incluindo processo, documentação, arquivo e habilitação interna. As cinco sessões de trabalho envolveram a diretora executiva, a assistente de gestão e um membro do conselho.
A rotina passou a funcionar mesmo durante a troca da assistente de gestão. O novo membro seguiu o manual interno sem treinamento adicional. Nas revisões trimestrais, os ajustes foram mínimos — indicando que o processo havia sido internalizado.
A conversa inicial serve para entender o que sua organização já tem e se faz sentido avançarmos juntos. Sem compromisso de contratação.
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